Factura Electrónica con Código de Autorización Electrónico Anticipado (C.A.E.A.)

Factura Electrónica con Código de Autorización Electrónico Anticipado (C.A.E.A.)

La Factura Electrónica con C.A.E.A. consiste en emitir facturas electrónicas por Contingencia. Es decir, cuando no sea posible emitir los comprobantes electrónicos debido a circunstancias como la inaccesibilidad del sistema de ARCA, se podrán generar comprobantes utilizando este CÓDIGO DE AUTORIZACIÓN ELECTRÓNICO ANTICIPADO (C.A.E.A.).

• El C.A.E.A. puede ser solicitado hasta 5 días corridos antes del inicio de cada quincena, y también durante el período en el que se utilice.
• Al emplearlo como método de contingencia, se debe asegurar de no exceder el 5% de comprobantes electrónicos en relación al total de la sucursal del mes anterior.
• La operativa es similar a la modalidad C.A.E. (Código de Autorización Electrónica), con la diferencia de que se debe solicitar un único código C.A.E.A. para todas las facturas de la quincena, y posteriormente informar cada factura emitida con dicho código.

¿Cómo realizar la solicitud al régimen de adhesión?

La solicitud de adhesión debe llevarse a cabo ingresando a la página de ARCA mediante clave fiscal, dentro del servicio de «Regímenes de Facturación y Registración (REAR/RECE/RFI)». Asimismo, deberá comunicar el período a partir del cual se aplicará el procedimiento especial, así como indicar si la adhesión se realiza como emisión complementaria a la principal, es decir, en modalidad de contingencia, según lo establecido en el Título III RG 4290/18.

Como constancia de la presentación realizada y admitida, el sistema emitirá un comprobante que tendrá el carácter de acuse de recibo.

Paso a paso en ARCA

1- Ingrese a https://www.arca.gob.ar/ con CUIT y clave fiscal.

2- Mis servicios > Regímenes de Facturación y Registración (REAR/RECE/RFI).

3- Seleccione la empresa que va a representar y luego haga clic en «Empadronamiento REAR/RECE/RFI».

4- Acceda a «Regímenes de Facturación» y presione la opción «Empadronamiento Solicitud de C.A.E.A».

5- Luego, ingrese a «Empadronamiento» y tilde las opciones D y E.

6- Por último, elija la fecha de inicio para utilizar este procedimiento y haga clic en «Aceptar».

Alta de punto de venta C.A.E.A.

Para habilitar la facturación con C.A.E.A., es necesario registrar un punto de venta que se ajuste a esta modalidad. Deben ser distintos a los que se utilizan para la emisión mediante controladores fiscales o la emisión de comprobantes con C.A.E.

Para llevar a cabo este proceso, se deben seguir los siguientes pasos:

1- En la página de ARCA ingrese al servicio de «Administración de puntos de venta y domicilios».

2- Seleccione la razón social con la cual se facturará y presione en ABM de puntos de venta.

3- Pulse el botón «Agregar», complete los datos y en la opción «Sistema», asegúrese de ingresar la opción «C.A.E.A.» según su condición tributaria.

Configurar PUNTO DE VENTA C.A.E.A. en ZEUS cloud ERP

Una vez que haya realizado los pasos en la página de ARCA, es necesario configurar ZEUS cloud ERP para poder emitir este tipo de comprobantes. 

Importante: Para poder realizar la siguiente configuración dentro de ZEUS cloud ERP es necesario que ingrese al sistema como usuario Full, el cual tendrá acceso al Módulo Configuración > Parámetros. 

Si su usuario no cuenta con privilegios de administrador, puede enviar estas instrucciones al administrador para que lleve a cabo los pasos mencionados. Alternativamente, puede solicitar asistencia a nuestro equipo de atención al cliente registrando su necesidad en nuestra mesa de servicio.

Los pasos para configurar el punto de venta C.A.E.A. en ZEUS cloud ERP son los siguientes:

ABM de PUNTOS DE VENTA

• Ingrese al Módulo Configuración > Parámetros > Puntos de Venta > Tilde la opción de «Punto de Venta C.A.E.A.» > «Guardar cambios»

• El punto de venta para emitir comprobantes con C.A.E.A. se debe configurar por terminal. Para poder realizar esta configuración hay que ir a Módulo Configuración > Parámetros > Configuración de Parámetros > Parámetro: «T-0144: PUNTO DE VENTA ELECTRÓNICO ANTICIPADO DE LA TERMINAL»

Solicite C.A.E.A. para el Período

El C.A.E.A. es único por Razón Social (empresa), lo que implica que, si la empresa dispone de 15 puntos de venta, solo se solicitará uno para el período correspondiente.

ZEUS cloud ERP llevará a cabo la solicitud de C.A.E.A. de manera automática, considerando los períodos y las cantidades de comprobantes autorizados para la emisión de este tipo de documentos.

Una vez realizados los pasos en la página de ARCA y las correspondientes configuraciones en ZEUS cloud ERP podrá empezar a emitir facturas electrónicas con C.A.E.A.

Facture con C.A.E.A.

Para emitir facturas con C.A.E. debe seguir los siguientes pasos:

Módulo Ventas > Comprobantes Electrónicos > Factura/Acopio por importe/Acopio por artículos.

Emitir facturas con C.A.E.A.: 

• Si el cliente tiene configurado un PUNTO DE VENTA C.A.E.A. para la terminal y tiene un C.A.E.A. vigente para el periodo, podrá emitir con C.A.E.A.

• Visualizará una ventana para la confirmación de facturación por C.A.E.A. con un CONTADOR de comprobantes disponibles a emitir por este régimen

Si el usuario decide NO emitir con C.A.E.A. visualizará una ventana validando esta decisión.

• Queda registrado que se decidió no emitir con C.A.E.A. en el registro de eventos.
• Queda un pendiente electrónico para poder facturar después.

Si el usuario decide emitir con C.A.E.A. validará las fechas y luego grabará el comprobante exitosamente borrando el pendiente

• Queda registrado que se decidió emitir con C.A.E.A. en el registro de eventos.
• Se elimina el pendiente electrónico.

Fechas validas hacia adelante y hacia atrás

Al realizar una comprobante con C.A.E.A., la fecha del comprobante sólo se puede desplazar hasta 5 días hacia adelante y en caso de ser un comprobante MIPYME sólo 1 día hacia adelante siempre y cuando no sea el último día del mes. No se podrá correr fecha hacia atrás.

Las NC y ND tienen que ser posterior o igual a la fecha del comprobante asociado.

Al emitir con C.A.E.A. validará las fechas, y si no cumple con estas reglas mostrará un mensaje de error con posibilidad de modificar la fecha, según si es un comprobante común o tipo MIPYME

• Luego de aceptar emitir por C.A.E.A. valide la fecha. Si no cumple, en la misma ventana junto con el mensaje de error, estará disponible la opción de modificar  la fecha ya que se emitirá por el Régimen C.A.E.A. Al aceptar, si está correcta la fecha se grabará exitosamente.

Si el usuario decide cancelar el cambio de fecha, visualizará un mensaje de que para emitir con C.A.E.A. se debe modificar la fecha, pero como el usuario canceló la acción de modificación, el comprobante se guarda como «Pendiente electrónico».

• En el caso de que se trate de un comprobante MIPYME y no cumpla con la regla de sólo un día hacia adelante siempre, y cuando no sea el último día del mes, también se mostrará un mensaje para modificar la fecha según corresponda.

Visualización de comprobante en Gestión de comprobantes

Si desea visualizar los comprobantes con C.A.E.A. emitidos desde ZEUS cloud ERP, diríjase a la sección de Gestión de Comprobantes > Facturas, y aplicar un filtro por punto de venta. Haga clic en «Visualizar» en cada uno de los comprobantes, podrá ver el C.A.E.A. generado en cada uno de ellos.

Formato Factura Electrónica con Código C.A.E.A.

Informar C.A.E.A.

Una vez transcurridos los plazos quincenales para emitir los comprobantes con C.A.E.A. autorizados, es necesario informar a ARCA cuáles de estos fueron utilizados y cuáles no.

Estado de Facturas Emitidas con C.A.E.A.

Desde «Gestión de comprobantes» podrá ver los estados de las facturas con C.A.E.A.

Módulo Ventas > Comprobantes electrónicos > Gestor de comprobantes > Sucursal X > Punto de venta C.A.E.A. > Aplicar

• Al grabar comprobantes emitidos bajo el régimen C.A.E.A. mantienen el estado “Pendiente” 

• Al retornar la información del estado del comprobante luego de ser informado, se actualiza en ZEUS cloud ERP. Hay 3 estados:
  • Pendiente
  • Aprobado
  • Rechazado

Información adicional

La solicitud debe realizarse dentro de los cinco (5) días corridos inmediatamente anteriores al inicio de cada período quincenal. Además, el C.A.E.A. puede ser solicitado dentro del período en el que se utilice.

• Quincena 1: 1 al 15 inclusive
• Quincena 2: 16 al último día del mes

Caso 1:

El C.A.E.A. de la primera quincena se pedirá 5 días antes del 1.

• Ejemplo meses de Marzo y Abril

Si desea solicitar el C.A.E.A. para la primera quincena de abril, deberá realizar la solicitud el día 27 de marzo, indicando en los parámetros del servicio que el C.A.E.A. es para la quincena 1 del mes de abril.

Caso 2:

El C.A.E.A. de la segunda quincena se pedirá 5 días antes del 16

• Ejemplo meses de Marzo y Abril 

Si se desea solicitar el C.A.E.A. para la segunda quincena de abril, la solicitud del C.A.E.A. se deberá realizar el día 11 de abril, especificando en los parámetros del servicio que el C.A.E.A.es para la quincena del mes de abril.

• Ejemplo Caso 1: el 26 de Marzo no sería posible obtener el C.A.E.A. anticipado para el próximo período, ya que no está dentro del plazo permitido para solicitarlo anticipadamente.

• Ejemplo Caso 2: del 11 al 14 de marzo se podría solicitar anticipadamente el C.A.E.A. para el próximo período.

• Ejemplo Caso 1: si no se dispone de C.A.E.A. y realizó la solicitud el 27 de marzo, se obtendrían dos C.A.E.A.: uno vigente para lo que resta de marzo y otro para utilizar durante la primera quincena de abril.
• Ejemplo Caso 2: si no tiene C.A.E.A y solicitó el 1ro de Abril, se obtendría un C.A.E.A para la quincena vigente y en curso.