¿En Qué Consiste la Factura Electrónica con C.A.E.A.?
Cuando no se puedan emitir los comprobantes electrónicos por situaciones en las cuales, por ejemplo, ARCA, ex AFIP, esté caída, se podrán emitir comprobantes con este CÓDIGO DE AUTORIZACIÓN ELECTRÓNICO ANTICIPADO (C.A.E.A.).
- El C.A.E.A. puede ser solicitado 5 días corridos anteriores al comienzo de cada quincena. Asimismo, puede solicitarse dentro del período para el cual se utilice.
- Al usarlo como método de contingencia NO debe SUPERAR el 5% de comprobantes respecto al general de la sucursal del mes anterior (sólo contempla los electrónicos).
- La operatoria es similar a la modalidad C.A.E. (Código de autorización electrónica), con la salvedad que se debe solicitar un único código C.A.E.A. para todas las facturas de la quincena, informando posteriormente cada factura emitida con el C.A.E.A.
¿Cómo se Realiza la Solicitud al Régimen de Adhesión?
La solicitud de adhesión deberá realizarse ingresando a la página de ARCA con clave fiscal en el servicio de «Regímenes de Facturación y Registración (REAR/RECE/RFI)». Asimismo, se deberá comunicar el período a partir del cual comenzará a aplicar el procedimiento especial y si la adhesión se efectúa bajo la modalidad de emisión complementaria a la principal – contingencia – (p.ej. Controlador Fiscal, Factura Electrónica) conforme lo previsto en el Título III RG 4290/18.
Como constancia de la presentación realizada y admitida, el sistema emitirá un comprobante que tendrá el carácter de acuse de recibo.
Paso a Paso en ARCA
1- Ingrese a https://www.arca.gob.ar/landing/default.asp con CUIT y clave fiscal.
2- Mis servicios > Regímenes de Facturación y Registración (REAR/RECE/RFI).
3- Seleccione la empresa que va a representar y luego haga clic en Empadronamiento REAR/RECE/RFI.
4- Ingrese a «Regímenes de Facturación» y presione la opción «Empadronamiento Solicitud de C.A.E.A.».
5- Luego ingrese a «Empadronamiento» y tilde las opciones d) y e).
6- Por último, seleccione la fecha de inicio de comienzo de uso de este procedimiento y haga clic en aceptar.
Alta de Punto de Venta C.A.E.A.
Para poder realizar la facturación con C.A.E.A., es necesario dar de alta un punto de venta que se ajuste a esta modalidad. Deben ser distintos a los que se utilizan para la emisión mediante controladores fiscales o la emisión de comprobantes con C.A.E. Para ello debe:
1- En la página de ARCA ir al servicio de «Administración de Puntos de Venta y Domicilios».
2- Seleccione la razón social con la cual se facturará, luego presione en ABM de puntos de venta.
3- Pulse el botón «Agregar», complete los datos y en la opción «Sistema», asegúrese de ingresar la opción C.A.E.A. según su condición tributaria.
Configurar PUNTO DE VENTA CAEA en ZEUS cloud ERP
Una vez realizados los pasos en la página de ARCA es necesario configurar ZEUS cloud ERP para poder emitir este tipo de comprobantes.
IMPORTANTE
Para poder realizar la siguiente configuración dentro de ZEUS cloud ERP es necesario ingresar al sistema con un usuario Full el cual tendrá acceso al Módulo Configuración. Luego ingrese en Parámetros.
En caso que su usuario no sea administrador puede enviar este instructivo al administrador para que realice los pasos mencionados o solicitar ayuda en nuestra área de atención al cliente registrando su necesidad en la mesa de servicio.
- El punto de venta para emitir comprobantes con C.A.E.A. se debe configurar por terminal. Para poder realizar esta configuración debe ir a Configuración > Parámetros > Configuración de Parámetros > Parámetro: T-0144: «Punto de Venta Electrónico Anticipado de la Terminal»
ABM de PUNTOS DE VENTA
- Configuración > Parámetros > Punto de Venta > Seleccione el Punto de Venta configurado en el Parámetro T-0144 como Punto de Venta C.A.E.A. > Tildar la opción de «Punto de Venta C.A.E.A.» > Guarde los cambios.
Solicitar C.A.E.A. para el Período
El C.A.E.A. es único por Razón Social (empresa), con lo cual, si la empresa tiene 15 puntos de venta, sólo se solicitará 1 para el período.
La solicitud deberá efectuarse dentro de los CINCO (5) días corridos inmediatos anteriores al inicio de cada período. Asimismo, el “C.A.E.A.” podrá solicitarse dentro del período en el cual se utilice.
- Ejemplo Caso 1: el 26 de Marzo no podría obtener C.A.E.A. anticipado para el próximo período ya que no está dentro del plazo para pedir anticipadamente.
- Ejemplo Caso 2: el 11-12-13-14 podría solicitar anticipadamente C.A.E.A. para el próximo período.
- Ejemplo Caso 1: si no tiene C.A.E.A. y solicita un 27 de Marzo, obtengo 2 CAEA (uno vigente para lo que queda de Marzo y uno para utilizar la 1er quincena de Abril).
- Ejemplo Caso 2: si no tengo C.A.E.A. y solicito un 1ro de Abril obtengo 1 CAEA para la quincena vigente y en transcurso.
Una vez realizados los pasos en la página de ARCA y las correspondientes configuraciones en ZEUS cloud ERP podrá empezar a emitir facturas electrónicas con C.A.E.A.
Facturar con C.A.E.A.
Para poder emitir facturas con C.A.E. debe seguir los siguientes pasos: Ventas > Comprobantes Electrónicos > Factura/Acopio por importe/Acopio por artículos.
Emitir Facturas con C.A.E.A.:
- Si el cliente tiene configurado un PUNTO DE VENTA C.A.E.A. para la terminal y TIENE UN C.A.E.A VIGENTE PARA EL PERÍODO, podrá emitir con C.A.E.A.
- Visualizará una ventana para la confirmación de facturación por C.A.E.A. con un CONTADOR de comprobantes disponibles a emitir por este régimen.
Si el Usuario decide NO emitir con C.A.E.A visualizará una ventana validando esta decisión.
- Queda registrado que se decidió no emitir con C.A.E.A en el registro de eventos.
- Queda un Pendiente electrónico para poder facturar después.
Si el Usuario decide emitir con C.A.E.A validará las fechas y luego grabará el comprobante exitosamente borrando el pendiente.
- Queda registrado que se decidió emitir con C.A.E.A. en el registro de eventos.
- Se elimina el pendiente electrónico.
Fechas Validas Hacia Adelante y Hacia Atrás
Al realizar una comprobante con C.A.E.A, la fecha del comprobante sólo se puede desplazar hasta 5 días hacia adelante y en caso de ser un comprobante MIPYME sólo 1 día hacia adelante siempre y cuando no sea el último día del mes. No se podrá correr fecha hacia atrás.
Las NC y ND tienen que ser posterior o igual a la fecha del comprobante asociado.
Al querer emitir con C.A.E.A validará las fechas y si no cumple con estas reglas mostrará un mensaje de error con posibilidad de modificar la fecha según si es un comprobante común o tipo MIPYME
- Luego de aceptar emitir por C.A.E.A valida la fecha. Si no cumple, en la misma ventana junto con el mensaje de error, estará disponible la opción de modificar la fecha ya que se emitirá por el Régimen CAEA. Al aceptar, si esta correcta la fecha se grabará exitosamente.
Si el usuario decide cancelar el cambio de fecha, visualizará un mensaje de que para emitir con C.A.E.A. se debe modificar la fecha, pero como el usuario canceló la acción de modificación, el comprobante se guarda como Pendiente electrónico.
- En caso de ser un comprobante MIPYME y no cumplir la regla de sólo 1 día hacia adelante, siempre y cuando no sea el último día del mes, también visualizará el mensaje para modificar la fecha como corresponde.
Visualización de Comprobante en Gestión de Comprobantes:
Formato Factura Electrónica con Código C.A.E.A.
Estado de Facturas Emitidas con C.A.E.A.
Desde «Gestión de Comprobantes» se podrá ver los estados de las facturas con C.A.E.A.
Ventas > Comprobantes Electrónicos > Gestor de Comprobantes > Sucursal X > Punto de Venta C.A.E.A. > Aplicar.
- Al grabar comprobantes emitidos bajo el régimen C.A.E.A., mantienen el estado “Pendiente”
- Al retornar la información del estado del comprobante luego de ser informado, se actualiza en ZEUS cloud ERP. Hay 3 estados:
- Pendiente
- Aprobado
- Rechazado
IMPORTANTE
Las solicitudes C.A.E.A. dentro de los plazos previamente establecidos, así como la notificación de los comprobantes emitidos o pendientes/rechazados, serán procesadas de forma automática a través del sistema ZEUS cloud ERP.